các cửa sổ

Làm cách nào để giảm kích thước của tài liệu Microsoft Word?

Nếu bạn đang thắc mắc, “Tôi có thể giảm kích thước của tệp DOC được không? ” bạn có thể là một tác giả đã biên soạn một cuốn tiểu thuyết hàng trăm trang. Tài liệu Microsoft Word thường không lớn, nhưng chúng có thể lớn bằng (hoặc lớn hơn) video và trò chơi. Điều đó thường xảy ra khi bạn điền vào nó với các đối tượng như:

  • hình ảnh lớn
  • văn bản rất dài
  • phông chữ nhúng

Điều này gây ra sự cố khi chia sẻ tệp trực tuyến, có thể mất nhiều thời gian hơn để tải lên và tải xuống và có thể vượt quá giới hạn kích thước chia sẻ tệp.

Vì vậy, đây là cách lấy kích thước tệp nhỏ hơn trong Word.

Chèn nội dung đúng cách

Bước hợp lý đầu tiên là chỉ chèn nội dung có kích thước nhỏ vào vị trí đầu tiên. Nếu bạn đang sao chép văn bản từ các trang web và các tài liệu Word khác, đừng chỉ dán nó vào tài liệu Word của bạn. Nó thường đi kèm với định dạng nguồn có nghĩa là nhiều dữ liệu hơn.

Thay vào đó hãy làm điều này:

  1. Sao chép văn bản từ trang web nguồn.
  2. Dán nó vào Windows Notepad.
  3. Sao chép văn bản từ Windows Notepad.
  4. Dán nó vào tài liệu Word của bạn.

Làm điều tương tự đối với hình ảnh.

Nếu bạn muốn dán một hình ảnh trong Word và thực hiện một số chỉnh sửa trên nó, hãy thực hiện việc này thay thế:

  1. Sao chép hình ảnh từ nguồn.
  2. Dán nó vào một trình chỉnh sửa hình ảnh như Microsoft Picture Manager.
  3. Chỉnh sửa và lưu nó trong trình chỉnh sửa hình ảnh.
  4. Sao chép từ trình chỉnh sửa hình ảnh và dán vào Word.

Tuy nhiên, có một phương pháp tốt hơn để chèn hình ảnh trong Word, thay vì phương pháp sao chép và dán. Để chèn hình ảnh ở định dạng thân thiện với không gian như JPG, hãy sử dụng menu trong Word:

  1. Trong menu trên cùng, nhấp vào Chèn
  2. Lựa chọn Hình ảnh.

Nén nội dung trong Word

Ngay cả sau khi chèn đúng nội dung thân thiện với không gian, bạn có thể giảm thêm kích thước tệp bằng cách nén nội dung đó.

Tại đây, bạn có thể nén tất cả các hình ảnh cùng một lúc. Phương pháp này sẽ tạo ra hình ảnh chất lượng thấp hơn, vì vậy chỉ thực hiện nếu chất lượng hình ảnh không phải là vấn đề lớn đối với bạn. Làm theo các bước sau:

  1. Đi tới menu trong Word và chọn Lưu thành.
  2. Bấm vào Công cụ> Nén ảnh.
  3. Chọn một Độ phân giải cho tất cả hình ảnh của bạn.

Xóa nội dung không cần thiết

Nếu sau khi làm tất cả mà bạn vẫn muốn giảm kích thước tệp, bây giờ bạn có thể xem xét loại bỏ nội dung không cần thiết.

Trong trường hợp này, bạn có thể xóa nhúng phông chữ. Microsoft đã thiết kế các phông chữ nhúng như vậy, vì vậy chúng trông không có gì bất thường khi ai đó chưa cài đặt phông chữ đó mở tài liệu của bạn. Các bản nhúng chiếm nhiều dung lượng hơn.

Dưới đây là cách xóa chúng:

  1. Trong menu Word, hãy chọn Tập tin.
  2. Sau đó chọn Các tùy chọn.
  3. Trên Tiết kiệm tab, bỏ chọn Nhúng phông chữ vào tệp.

Có thể hiểu, bạn có thể cần các phông chữ được nhúng. Nhưng ngay cả ở đây, bạn có thể tránh nhúng các phông chữ hệ thống phổ quát. Làm điều đó bằng cách làm theo các bước ở trên và kiểm tra Không nhúng các phông chữ hệ thống chung.

Nén toàn bộ tài liệu

Cuối cùng, bạn sẽ không còn nội dung nào để nén hoặc xóa trong tài liệu của mình. Nhưng bạn có thể nén toàn bộ tài liệu.

Một cách để nén tài liệu của bạn là lưu nó ở định dạng DOCX, thay vì định dạng DOC. Trên thực tế, kể từ Word 2007, DOCX là định dạng mặc định để lưu tài liệu Word. Vì vậy, bạn có thể không cần áp dụng tùy chọn này.

Tuy nhiên, bạn sẽ cần điều này nếu bạn lưu tài liệu của mình ở định dạng DOC, thường là để tương thích ngược với các ứng dụng xử lý văn bản trước đây. Dưới đây là cách thay đổi DOC thành DOCX:

  1. Trong menu Word, bấm vào nút Office.
  2. Lựa chọn Lưu thành.
  3. Chọn Tài liệu văn bản và lưu lại.

Đó là cách thu nhỏ tài liệu Word.

Từ cuối cùng

Giảm kích thước tệp là một cách để tiết kiệm dung lượng trên máy tính của bạn. Điều này cuối cùng nâng cao hiệu suất máy tính. Tuy nhiên, để có hiệu suất PC tối đa, bạn cần phải tối ưu hóa nhiều khía cạnh khác, điều này bạn có thể thực hiện tự động bằng Auslogics BoostSpeed.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found