Ngày nay, các công cụ giao tiếp là một tá. Mọi sản phẩm mới đều tuyên bố cung cấp một thứ gì đó độc đáo hoặc tự thể hiện mình là cách tốt nhất để làm những điều tương tự mà đối thủ cạnh tranh của nó cung cấp. Và nhiệt sẽ chỉ ngày càng nóng hơn.
Theo một báo cáo của Grand View Research, thị trường phần mềm hợp tác đạt mức định giá 8,19 tỷ USD vào năm 2017. Nếu bạn cho rằng điều đó thật tuyệt vời, thì bạn nên biết rằng mọi thứ được dự đoán sẽ chỉ trở nên tốt hơn từ đây. Báo cáo tương tự đưa ra tốc độ tăng trưởng kép hàng năm dự kiến của ngành là 9% so với cùng kỳ năm trước cho đến năm 2025.
Nhờ việc sử dụng ngày càng nhiều công nghệ Trí tuệ nhân tạo và Máy học, các công cụ giao tiếp sẽ ngày càng trở nên tốt hơn. Rõ ràng, đây là tin tốt cho các nhà phát triển khi họ đi tiên phong trong những cách tốt hơn và dễ dàng hơn để kết nối các nhóm từ khắp nơi trên thế giới. Bạn có biết ai khác nên vui mừng khi biết tin này không?
Bạn. Và nhóm của bạn.
Với mọi công cụ giao tiếp đều cải thiện cách mọi người tương tác với nhiều tính năng hơn và mới hơn nhằm tăng năng suất và tốc độ chung của công việc, người dùng chỉ có thể là người chiến thắng.
Trên thực tế, sự gia tăng của các công cụ giao tiếp vượt trội đặt ra một vấn đề nan giải cho những người sử dụng giao tiếp từ xa để hoàn thành công việc. Phần mềm giao tiếp tốt nhất cho nhóm là gì? Làm cách nào để chọn đúng công cụ phù hợp với cấu trúc, mục tiêu và ngân sách của nhóm?
Tôi chắc chắn rằng nếu có thể, bạn sẽ thử tất cả các công cụ giao tiếp trên thị trường để tìm ra công cụ phù hợp nhất với mình. Than ôi, thời gian là tiền bạc và mọi thứ cần phải hoàn thành đúng giờ. Trong những trường hợp như vậy, các đội khác có thể buộc phải chọn phần mềm liên lạc một cách ngẫu nhiên và chìm hoặc bơi với các dịch vụ mà nó cung cấp.
Nhưng bạn? Trước tiên, bạn đọc tổng hợp các công cụ giao tiếp tốt nhất hiện có này và đưa ra quyết định đúng đắn cho bản thân và nhóm của bạn. Sau khi xem qua bài viết này, bạn sẽ có một vị trí tốt hơn để đánh giá điểm mạnh tương đối của các phần mềm truyền thông hiện có và chọn công cụ phù hợp nhất với công việc của bạn.
Tuy nhiên, điều đầu tiên trước tiên: đây là những điều bạn cần biết về các công cụ cộng tác.
Công cụ giao tiếp… Sự cố
Cái gì
Các công cụ giao tiếp bao gồm các ứng dụng, chương trình và phần cứng giúp bạn giao tiếp và cộng tác với những người khác, bao gồm cả các thành viên của nhóm. Một công cụ giao tiếp có thể trực tuyến như Skype hoặc ngoại tuyến như phòng họp. Nó có thể là phần cứng giống như điện thoại di động, nhưng phần lớn các công cụ truyền thông hiện đại là phần mềm và ứng dụng trực tuyến.
Các công cụ liên lạc bao gồm email, hội nghị kỹ thuật số và web, chia sẻ tệp, trình quản lý tác vụ từ xa, phản chiếu màn hình, nhắn tin xã hội và các phần mềm khác để tương tác và quản lý công việc cộng tác.
Các loại
Có rất nhiều công cụ giao tiếp trên thị trường. Chúng bao gồm từ các công cụ chung chung nhắm vào thị trường đại chúng đến phần mềm thích hợp hơn cho các nhóm chuyên môn cao. Tuy nhiên, có rất nhiều công cụ giao tiếp về cơ bản cho mọi nhu cầu:
Thư từ kinh doanh (email): Gmail, Yandex.Mail, Outlook, v.v.
Chia sẻ tệp: GDrive, Dropbox, Apple iCloud, FileCloud, v.v.
Công cụ trò chuyện và nhắn tin: Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts, v.v.
Các công cụ hội nghị truyền hình: Skype, Zoom, Zoho, v.v.
Các công cụ cơ sở kiến thức: HubSpot, Quip, ServiceNow, v.v.
Các công cụ quản lý dự án: Trello, Active Collabs, Basecamp, v.v.
Những điều cần cân nhắc
Để chọn công cụ hợp tác phù hợp cho nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn, bạn phải xem xét một số yếu tố. Trong số những điều quan trọng nhất là:
Quy mô của nhóm của bạn. Một số công cụ phù hợp với các nhóm quy mô vừa và nhỏ, trong khi những công cụ khác có khả năng phục vụ nhu cầu của các tập đoàn lớn.
Ngân sách của bạn. Phần mềm trông tuyệt vời đó có thể là thứ bạn hằng mơ ước, nhưng thực tế ngân sách của bạn có thể khiến bạn hướng tới một công cụ có mô hình đăng ký hợp lý hơn.
Nhiệm vụ của bạn. Các tính năng của các công cụ giao tiếp khác nhau giúp mỗi công cụ hoàn thành tốt một số loại nhiệm vụ nhóm hơn những công cụ khác. Một số cung cấp phương pháp chia sẻ tệp ngay trong phần mềm, trong khi một số khác phụ thuộc vào các giải pháp chia sẻ tệp tích hợp / bên ngoài.
Các công cụ giao tiếp trực tuyến tốt nhất từ trước đến nay
Dưới đây là sáu trong số những công cụ giao tiếp tốt nhất vào năm 2019. Chúng trực tuyến, chúng phổ biến, chúng thật tuyệt vời:
- Chớp mắt
- Zoho
- Ngủ quên
- Slenke
- Đàn
- Rocket Chat
Mỗi công cụ đều nổi bật theo cách riêng của nó, với những phẩm chất xuất sắc khiến nó trở thành phương tiện giao tiếp và cộng tác được đánh giá cao cho nhân viên và các thành viên trong nhóm tận tụy. Dưới đây, chúng tôi chạy quy tắc trên từng công cụ, giải thích các tính năng cốt lõi, chức năng và mô hình định giá của nó.
Blink - một công cụ giao tiếp cung cấp cho nhân viên không bàn giấy các đặc quyền giống như đồng nghiệp của họ làm việc từ phía sau bàn làm việc
Blink được thiết kế đặc biệt để trở thành vua nhân viên tuyến đầu. Ứng dụng được triển khai với các nhu cầu đặc biệt của nhân viên làm việc bên ngoài khu phức hợp văn phòng. Một tính năng như nhắn tin tại nơi làm việc cho phép họ giao tiếp bình đẳng với các đồng nghiệp của họ trong HQ. Trong khi đó, Feed cho phép ban quản lý nhanh chóng truyền bá tin tức của công ty đến mọi người. Tính năng Hub cung cấp quyền truy cập tức thì vào các tài liệu của công ty, đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang.
Blink thừa nhận khoảng trống ngáp trong giao tiếp giữa nhân viên không bàn giấy và HQ và lấp đầy nó bằng các tính năng giao tiếp hiệu quả, cho phép người lái xe, người dọn dẹp và người giao hàng liên hệ với nhau và người giám sát trực tiếp của họ một cách nhanh chóng. Quản trị viên và người kiểm duyệt có thể chia sẻ tin tức quan trọng thông qua Nguồn cấp dữ liệu của công ty và cũng có thể theo dõi các cuộc Trò chuyện nhóm ngang hàng để có phản hồi nhanh hơn.
Blink là một công cụ toàn diện có tính năng phân tích trong số các lợi ích cốt lõi của nó. Dữ liệu quan trọng về một nhân viên, một nhóm hoặc toàn bộ công ty có thể được thu thập thông qua Cổng quản trị, trong khi Hub phân tích đo lường cách xử lý các báo cáo và tài liệu công ty có thể tải xuống.
Điều khiến Blink trở nên tuyệt vời chính là sự thẳng thắn của nó. Bất kỳ ai cũng có thể được thêm vào nguồn cấp dữ liệu của công ty và không bắt buộc phải có địa chỉ email. Nội dung tùy chỉnh được phân phối đến nguồn cấp dữ liệu được cá nhân hóa của mỗi người dùng và mức độ tương tác có thể được đo lường thông qua lượt thích và nhận xét của người dùng. Đồng nghiệp có thể dẫn đầu các nỗ lực thúc đẩy sự chấp nhận của các cổ đông công ty, nâng cao hơn nữa khả năng của tổ chức trong việc giao tiếp hiệu quả với tất cả nhân viên của mình.
Blink được tích hợp nhiều với các công cụ của bên thứ ba như G-Suite, Office 365 và Trello và bạn có thể xây dựng tích hợp của riêng mình thông qua API công khai của ứng dụng. Có một ứng dụng Blink cho mọi nền tảng chính như Windows, macOS, iOS và Android và bạn cũng có thể sử dụng nó từ trình duyệt.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 4,5
Tích hợp 5
Đáng giá tiền 4,5
Tính năng & Chức năng 5
Mô hình đăng ký: $ 3,40 / tháng cho mỗi người dùng. Có sẵn bản dùng thử 14 ngày miễn phí.
Zoho Cliq - hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ, cung cấp khả năng nhắn tin, gọi điện, hội nghị truyền hình và thiết lập tác vụ trong một cửa sổ duy nhất
Cliq, từ ổn định của Zoho, là một lớp khác với hầu hết các công cụ giao tiếp tương tự được tiếp thị trên thị trường. Việc nhấn mạnh vào trải nghiệm giao tiếp trong nhóm được sắp xếp hợp lý khiến nó trở thành lựa chọn tốt nhất cho cả các công ty nhỏ hơn và các tổ chức lớn hơn. Chế độ xem nhiều ngăn trong Cliq cho phép người dùng theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện nhóm và cá nhân đang diễn ra của họ trong một cửa sổ, cho phép phản hồi và truyền tải ý tưởng nhanh hơn.
Cliq cho phép người dùng làm nhiều việc hơn là chỉ nhắn tin. Cuộc gọi âm thanh, video và chia sẻ màn hình đưa mọi người vào cùng một trang, trong khi tính năng Kênh tạo ra trải nghiệm cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm và giữa các bộ phận tổ chức. Với các phiên PrimeTime, các nhóm khác nhau nằm rải rác trên toàn cầu có thể cùng nhau tham gia hội thảo, các phiên động não và hơn thế nữa.
Cliq cung cấp nhiều công cụ bổ sung giúp mở rộng khả năng sử dụng và nâng cao khả năng cộng tác. Bạn có thể đặt lời nhắc và tìm kiếm tệp, người dùng và cuộc trò chuyện ngay từ màn hình trò chuyện, trong khi trò chuyện nhóm đặc biệt, tạo sự kiện và chức năng kéo và thả mở rộng phạm vi cộng tác theo ngữ cảnh.
Những gì bạn có thể làm với Cliq có thể được mở rộng hơn nữa thông qua tích hợp với các ứng dụng kinh doanh phổ biến như Google Drive, Zendesk, Asana, Trello, Zoho Desk, Zoho CRM, Zoho Expense và Zapier. Khả năng chọn số lượng người tham gia trong cuộc gọi điện video nhóm (tối đa 100 người dùng), chuyển đổi quy trình làm việc của bạn với các biểu mẫu tương tác và thực hiện các cuộc trò chuyện thông thường với trợ lý thông minh tích hợp sẵn khiến Cliq trở thành công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Cliq từ Zoho có sẵn trên Windows, macOS, Linux, iOS và Android. Hiệu quả và tính linh hoạt của nó, cùng với bộ nhớ không giới hạn, khiến Cliq trở thành một lựa chọn hấp dẫn.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 5
Tích hợp 4.5
Đáng giá tiền 5
Tính năng & Chức năng 5
Mô hình đăng ký: $ 3,00 / tháng cho mỗi người dùng. Một phiên bản miễn phí có sẵn với một số chức năng hạn chế.
Fleep - một mạng nhắn tin đóng vai trò là trung tâm hoàn chỉnh cho tất cả các công cụ làm việc kỹ thuật số mà bạn sẽ cần, được trang bị tính năng quản lý tác vụ gốc
Fleep lấy mẫu truyền thông xã hội và áp dụng nó tuyệt vời vào khái niệm làm việc nhóm. Hội thoại là một điểm mạnh trong Fleep. Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện về bất kỳ chủ đề nào và sử dụng bảng ghim để làm nổi bật các quyết định và nhiệm vụ chính, đồng thời điều phối các mục tiêu của tổ chức và nhóm.
Tương tác Fleep hoạt động giống như phương tiện truyền thông xã hội. Bạn có thể tìm kiếm người dùng hoặc nhóm Fleep và bắt đầu cuộc trò chuyện với họ. Khả năng thêm những người bên ngoài tổ chức vào Fleep Teams giúp bạn dễ dàng hưởng lợi nhanh chóng từ sự cộng tác của chuyên gia. Các tệp và hình ảnh theo ngữ cảnh có thể được truy cập thông qua Ngăn tệp, trong khi các công cụ quản lý tác vụ cho phép bạn chỉ định các dự án và theo dõi tiến độ.
Không chỉ là sự kết hợp tuyệt vời giữa email và nhắn tin tức thì, Fleep còn tự bán mình như một trung tâm tối ưu để tích hợp không gian làm việc. Fleep tích hợp với các công cụ chia sẻ tệp như Google Drive, OneDrive và Dropbox, các công cụ phát triển phần mềm như GitLab, BitBucket và JIRA, các công cụ cộng tác như Trello, Slack và Confluence, và các công cụ tự động hóa như IFTTT và Zapier. Trò chuyện video và hội nghị có sẵn thông qua tích hợp với Whereby.
Fleep là một công cụ đa nền tảng, giúp bạn dễ dàng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Nó có sẵn cho Windows, macOS, Linux, iOS và Android.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 4,5
Tích hợp 5
Đáng giá tiền 5
Tính năng & Chức năng 4.5
Mô hình đăng ký: $ 6,00 / tháng cho mỗi người dùng. Một kế hoạch cơ bản có sẵn miễn phí.
Slenke - một công cụ quản lý dự án tập trung vào quản lý thời gian, nhiệm vụ và thông tin liên lạc được tích hợp sâu sắc
Slenke, kể từ khi thành lập vào năm 2012, đã đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý dự án về truyền thông hợp tác. Nó hiển thị khía cạnh nghe nhìn của sự cộng tác nhóm có lợi cho việc cung cấp văn bản phong phú được thiết kế để giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm. Nó kết hợp các tính năng của lịch, email và tin nhắn tức thời thành một công cụ phần mềm tuyệt đẹp cho phép bạn lập kế hoạch dự án từ đầu đến cuối với sự đóng góp tối đa từ mọi thành viên trong nhóm.
Với Slenke, bạn có thể tạo bảng nhắn tin cho phép bạn sắp xếp quy trình làm việc của mình theo cách phù hợp với mọi người. Bạn có thể sắp xếp theo nhóm hoặc theo tiến độ hoặc đặt một thông số tùy chỉnh và sử dụng các mốc thời gian để tổ chức thêm khối lượng công việc. Các cuộc thăm dò ý kiến của nhóm và theo dõi thời gian cung cấp các phân tích hữu ích về khả năng đáp ứng và tương tác của nhóm, trong khi các mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh cho phép mọi người làm việc nhanh hơn.
Các cuộc trò chuyện riêng tư và nhóm trong Slenke giúp giao tiếp theo ngữ cảnh hiệu quả. Và rất nhiều tích hợp khiến phần mềm trở thành người chiến thắng mặc dù thiếu các giải pháp hội nghị và cuộc gọi video gốc. Bạn có thể thêm chức năng đó nhờ sự tích hợp của Slenke với Zoom, Google Hangouts và một số công cụ hỗ trợ video khác. Bạn có thể tiếp tục các công cụ mình đang sử dụng thông qua tích hợp Zapier với sự hỗ trợ cho hơn 500 ứng dụng.
Bổ sung cho giao diện Slenke rõ ràng là hệ thống thông báo cung cấp thông tin trong thời gian thực, cho dù bạn đang sử dụng phiên bản trình duyệt hay ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho PC chạy Windows hoặc Mac.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 4,5
Tích hợp 4.5
Đáng giá tiền 4
Tính năng & Chức năng 3.5
Mô hình đăng ký: Bắt đầu từ $ 15,00 / tháng cho mỗi người dùng. Bạn có thể dùng thử Slenke Starter miễn phí.
Flock - một sứ giả kinh doanh mang tính cách mạng giúp cộng tác dễ dàng hơn với các công cụ chia sẻ tệp, tạo tác vụ, ghi chú và gọi điện dễ sử dụng với khả năng tích hợp mạnh mẽ với các giải pháp không gian làm việc
Flock là một trong số ít những người nổi bật trong hệ sinh thái truyền thông nhóm đông đúc. Nó vượt xa những hạn chế của nhiều người đưa tin nhóm với mô-đun trò chuyện tất cả trong một kết hợp tốt nhất của tương tác nhóm, lập lịch và theo dõi nhiệm vụ cũng như cộng tác sáng tạo. Mọi thứ bạn cần để bắt đầu và kết thúc dự án được cung cấp trong một giao diện trực quan và rõ ràng, kết hợp các tính năng tốt nhất của nhắn tin đơn giản và giao tiếp theo ngữ cảnh.
Với Flock, bạn có thể tăng khả năng hiển thị cho các cuộc trò chuyện quan trọng bằng cách ghim chúng vào đầu thanh trò chuyện và tránh những cạm bẫy khi nói chuyện mất tập trung bằng cách tắt tiếng các kênh và cuộc trò chuyện không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại. Tính năng thư mục cho phép bạn dễ dàng tìm thấy các kênh để tham gia và bạn có thể sử dụng tính năng cuộc gọi điện video, cùng với chia sẻ màn hình, để bắt đầu và duy trì sự tham gia chuyên sâu với các nhóm từ xa.
Với chức năng Tìm kiếm trong Flock, bất cứ thứ gì bạn tìm kiếm - có thể là nhân viên, nhóm, kênh hoặc tài nguyên - đều nằm trong tầm tay bạn. Các tính năng như Việc cần làm và Ghi chú cho phép bạn chuyển đổi các cuộc trò chuyện trong thời gian thực thành các nhiệm vụ và tận dụng tối đa các phiên động não. Và bạn có thể dễ dàng thả hình ảnh, video, tài liệu và thậm chí cả các ứng dụng và liên kết vào một cuộc trò chuyện từ nguồn cục bộ hoặc bộ nhớ đám mây.
Flock là một công cụ hợp tác nhóm có sự khác biệt. Nó cũng hoạt động như một trung tâm mà qua đó các công cụ năng suất khác có thể được tối đa hóa, loại bỏ sự cần thiết phải có nhiều công cụ mở mọi lúc. Trello, Airtable, Paperform, Slack, Asana, GitHub, Facebook Lead Ads, Twitter, Reddit, Evernote, Dropbox, Google Doc và Google Calendar, Office 365, và nhiều tích hợp khác có thể được tìm thấy trong Flock App Store.
Flock có sẵn trên web và trên Windows, macOS, iOS, Android và Chrome OS.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 5
Tích hợp 5
Đáng giá tiền 5
Tính năng & Chức năng 5
Mô hình đăng ký: Bắt đầu từ $ 4,50 / tháng cho mỗi người dùng. Một gói miễn phí có sẵn.
Rocket Chat - một giải pháp thay thế mã nguồn mở cho email và Slack với tính năng nhắn tin, trò chuyện video và chia sẻ tệp không giới hạn
Rocket Chat là một lựa chọn thay thế tuyệt vời nếu bạn đang muốn chuyển nhóm của mình khỏi sự tẻ nhạt của việc liên lạc qua email. Nó cung cấp một bản nâng cấp tức thì so với BC và BCC lặp đi lặp lại. Với Kênh và Nhóm riêng tư, bạn có thể phát thông điệp trong toàn nhóm hoặc toàn công ty cho mọi người khi bắt đầu hoặc liên lạc ngay lập tức với các thành viên của một nhóm được chọn. Với tùy chọn lưu trữ các cuộc trò chuyện trên máy chủ cục bộ thay vì đám mây, bạn có thể đảm bảo an toàn hơn cho giao tiếp nhóm của mình.
Là mã nguồn mở, Rocket Chat có thể có phạm vi và chức năng được mở rộng bởi người dùng. Điều này làm cho nó hấp dẫn đối với những người có một chút kiến thức kỹ thuật. Bạn có thể gắn thương hiệu ứng dụng để phản ánh thương hiệu độc đáo của tổ chức bạn và cài đặt các tích hợp hoặc đặt Rocket Chat trở thành một plugin trong các ứng dụng năng suất khác.
Rocket Chat không chỉ là đối thủ của Slack về tên tuổi. Với tính năng Slack Importer, bạn có thể di chuyển nhóm của mình mà không phải đổ mồ hôi. Ngoài ra, bạn có thể vẫy quảng cáo HipChat với Nhà nhập khẩu HipChat có năng lực tương đương. Hơn thế nữa, Rocket Chat cung cấp một môi trường dễ dàng để giao tiếp đa ngôn ngữ với sự hỗ trợ của tính năng dịch trò chuyện tức thì sang 40 ngôn ngữ.
Với cài đặt trò chuyện ưu tiên của Rocket Chat, mọi người đều biết họ nên tập trung sự chú ý vào đâu vào bất kỳ thời điểm nào. Cuộc gọi video và âm thanh với tính năng chia sẻ màn hình nâng cao trải nghiệm hơn nữa, cho dù trên Windows, macOS, iOS, Android hay web.
Xếp hạng:
Giao diện người dùng 5
Khả năng sử dụng 4,5
Tích hợp 5
Đáng giá tiền 5
Tính năng & Chức năng 5
Mô hình đăng ký: Bắt đầu từ $ 3,00 / tháng cho mỗi người dùng đối với gói tự quản lý và $ 2,00 / tháng cho mỗi người dùng đối với gói đám mây. Gói cộng đồng có sẵn miễn phí.
