Biết cách gọi lại email trong Microsoft Outlook là rất quan trọng nếu bạn làm việc trong văn phòng. Bạn không bao giờ muốn gửi một email đầy những sai lầm đáng xấu hổ, đặc biệt là cho các tiền bối của bạn. Điều đó có thể khiến bạn trông không đủ năng lực và thậm chí khiến người quản lý của bạn đặt câu hỏi tại sao họ lại thuê bạn.
Ngay cả những người cao niên cũng không bao giờ muốn hủy hoại danh tiếng của mình bằng cách vô tình nhấn nhầm "Gửi" hoặc "Trả lời tất cả". Chịu đựng sự chế giễu và xấu hổ là điều mà không ai muốn trải qua.
May mắn thay, nhiều ứng dụng email / dịch vụ email cung cấp chức năng gọi lại email. Có, ngay cả sau khi bạn đã gửi email.
MS Outlook cho Windows là một trong những ứng dụng email như vậy với tính năng đáng giá này. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng tính năng này để lưu cả khuôn mặt và công việc của mình.
Hướng dẫn từng bước để gọi lại email trong Outlook
Nhớ lại email trong Outlook khá đơn giản.
Hãy làm theo các bước sau và bạn sẽ thấy cách gọi lại một email trong Outlook:
- Tìm thư mà bạn muốn gọi lại bằng cách mở thư mục Các mục đã Gửi. Là một email được gửi gần đây, nó nằm ở đầu danh sách.
- Nhấp đúp vào email và nó sẽ mở ra.
- Đảm bảo bạn đang ở trong tab Tin nhắn (kiểm tra đầu cửa sổ của bạn).
- Bây giờ, hãy tìm menu thả xuống có nhãn, ‘Hành động.’ Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này bên cạnh các tùy chọn email, ‘Quy tắc’ và ‘Di chuyển’ trên thanh tác vụ của bạn.
- Bây giờ, để gọi lại thông báo, hãy nhấp vào Hành động. Sau đó nhấp vào Nhớ lại tin nhắn này.
Lưu ý rằng các tùy chọn này chỉ khả dụng nếu bạn có tài khoản Exchange. Trong các tổ chức nhất định, các tùy chọn có thể thực sự bị quản trị viên của bạn chặn.
Để hoàn tất thao tác, hãy tiến hành theo các bước sau:
- Bạn sẽ nhận được một cửa sổ gọi lại.
- Tại đây, bạn sẽ nhận được hai tùy chọn: xóa các bản sao chưa đọc của email hoặc thay thế nó bằng một thư thích hợp hơn.
- Chức năng này cung cấp một tùy chọn báo cáo về việc thu hồi email thành công hay thất bại cho từng người nhận. Hãy chọn tùy chọn của bạn trước khi nhấp vào OK.
Nếu lựa chọn của bạn là xóa tin nhắn, thì quá trình này đã hoàn tất và bạn đã tự cứu mình thành công khỏi tình huống xấu hổ có thể xảy ra.
Nếu lựa chọn của bạn là thay thế thông báo, hãy tiến hành các bước sau:
- Sau khi chọn tùy chọn tin nhắn thay thế, bạn sẽ nhận được một màn hình mới để soạn tin nhắn mới của mình.
- Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn 'Gửi' và quá trình thu hồi sẽ bắt đầu.
Hãy nhớ rằng email cũ của bạn không biến mất chỉ khi bạn gửi thông báo gọi lại.
Vì vậy, cần phải làm gì để làm cho tin nhắn cũ biến mất? Vâng, người nhận nên mở thư nhắc lại của bạn trước khi mở email mà bạn không muốn họ xem. Chỉ khi đó email sai mới biến mất. Đó là những gì sẽ xảy ra khi bạn gọi lại email bằng cách gửi một tin nhắn thay thế.
Một mẹo nhỏ tiện lợi để khiến người nhận mở thông báo thu hồi của bạn trước tiên là đặt tiêu đề cho thông báo gọi lại của bạn là “URGENT”. Điều này sẽ thúc đẩy người nhận mở nó càng nhanh càng tốt.
Tại sao tính năng gọi lại email không luôn hoạt động
Thật không may, quá trình thu hồi email có thể không hoạt động chính xác.
Xem xét tốc độ Internet siêu nhanh mà chúng tôi hiện có, một email được gửi do nhầm lẫn sẽ đến hộp thư đến của ai đó trong vòng vài giây. Nếu người nhận đang ngồi tại bàn làm việc với ứng dụng email đang mở, anh ta có thể sẽ nhìn thấy và mở nó nhanh hơn bạn có thể nhớ lại.
Và đó không phải là vấn đề duy nhất
Một số yếu tố khác có thể làm phức tạp mọi thứ, bao gồm:
- Mọi email đã mở đều không thể được gọi lại. Tuy nhiên, người nhận sẽ nhận được email gọi lại của bạn, khiến họ biết rằng bạn không có ý định gửi nhầm email.
- Người nhận có thể có các bộ lọc cụ thể định tuyến lại các email đã nhận vào các thư mục khác ngoài thư mục hộp thư đến. Điều đó khiến việc truy xuất không thể thực hiện được vì nó chỉ hoạt động nếu email nằm trong hộp thư đến của người nhận.
- Email được gửi đến các thư mục công cộng có nguy cơ bị mọi người nhìn thấy cao hơn và khả năng bị gọi lại thấp hơn. Nó không cần tất cả mọi người xem email vì nó không thể nhớ lại được. Chỉ cần một người nhận gắn thẻ nó là đã đọc sẽ khiến người đó không thể nhớ lại.
- Tính năng gọi lại Outlook này sẽ không hoạt động trên các email được gửi đến các ứng dụng email khác, chẳng hạn như Gmail. Nó chỉ hoạt động cho các email được gửi trong Outlook. Do đó, có thể bạn sẽ muốn hạn chế giao tiếp trong Outlook để được an toàn.
- Chức năng sẽ có vấn đề khi xử lý các phiên bản Outlook khác nhau. Đây là trường hợp nếu bạn đang sử dụng Outlook trên thiết bị di động có cài đặt Exchange ActiveSync. Và nó thậm chí còn tồi tệ hơn nếu điện thoại di động của bạn ngoại tuyến.
- Nếu PC của bạn có vấn đề về hiệu suất, nó sẽ hoạt động chậm chạp. Máy tính của bạn có thể không phản hồi trong một thời gian, gây khó khăn cho việc gọi lại email một cách nhanh chóng. Do đó, bạn nên điều chỉnh PC của mình để có hiệu suất cao nhất bằng cách sử dụng một công cụ hữu ích như Auslogics BoostSpeed.
Xét đến những thách thức này, tính năng có giá trị này trông không có lợi cho lắm.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tính năng thu hồi email không hoạt động? Có điều gì khác sẽ giúp ích không?
Bạn chắc chắn còn một lựa chọn nữa: viết một lời xin lỗi chân thành. Những người ở phía bên kia có nhiều khả năng hiểu tình trạng khó khăn của bạn và không xúc phạm.
Tốt hơn hết, bạn có thể thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh trường hợp như vậy xảy ra trong tương lai.
Biện pháp phòng ngừa tốt nhất là kiểm tra kỹ các email của chúng tôi trước khi gửi. Đừng bao giờ vội vã gửi ngay cả những tin nhắn khẩn cấp. Đọc chúng hai lần hoặc ba lần.
Và nếu bạn cảm thấy mình cần một biện pháp phòng ngừa đầy đủ hơn nữa, bạn có thể đặt email của mình bị trì hoãn khi gửi. Để áp dụng các cài đặt này, hãy làm theo các bước sau:
- Đi nộp.
- Chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
- Chọn Quy tắc mới.
- Bỏ qua các điều kiện và bắt đầu từ Quy tắc trống. Điều này đảm bảo bạn bao gồm tất cả các email.
- Bây giờ, hãy chọn Trì hoãn giao hàng theo số phút.
Nếu email của bạn bị trễ vài phút, bạn sẽ có nhiều thời gian để xem xét lại việc gửi chúng. Và nó có thể sẽ cho bạn đủ thời gian để nhớ lại những cái bạn đã gửi.
Bây giờ bạn biết cách nhớ lại email của mình và những việc cần làm để tránh tình trạng này trong tương lai.
