Nếu bạn định cấu hình Outlook để tìm nạp và quản lý email của mình cho một số tài khoản và cũng bật cảnh báo trên màn hình cho các email mới, thì bạn sẽ luôn nhận được thông báo khi có email mới - và không quan trọng liệu email mới có phải là thư quan trọng hay không. Do đó, nếu bạn vận hành một tài khoản email cá nhân và doanh nghiệp trong Outlook, chẳng hạn, bạn nên ưu tiên các thư cho một tài khoản hơn những thư cho tài khoản kia.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi dự định chỉ cho bạn cách giới hạn thông báo Outlook chỉ với những email quan trọng trên Windows 10. Ví dụ: nếu bạn sử dụng email riêng tư của mình để nhận quảng cáo và bản tin, thì bạn có thể hướng dẫn Outlook ngừng hiển thị cảnh báo trên màn hình cho tài khoản này bởi vì các thông báo đơn giản là không quan trọng.
Cách quản lý cảnh báo Outlook trên máy tính để bàn
Công bằng mà nói, một luồng thông báo qua email liên tục có thể làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của bất kỳ ai. Nếu bạn không muốn tắt thông báo cho tất cả các email mới trong Outlook - đặc biệt nếu bạn cần tiếp tục xem các thông báo công việc / kinh doanh quan trọng ngay khi chúng đến - thì bạn có thể định cấu hình Outlook để chỉ thông báo cho bạn về các email quan trọng.
Đối với hầu hết mọi tình huống, có những quy trình hữu ích mà bạn có thể tận dụng để buộc Outlook phải hoạt động phù hợp (theo cách bạn muốn).
Cách tắt cảnh báo thư mới:
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi nhìn thấy thư mới và không muốn nhận thông báo gì cả, thì bạn có thể tắt cảnh báo thư mới. Tuy nhiên, động thái ở đây là cực đoan và chúng tôi không khuyến khích.
- Đây là những hướng dẫn bạn phải thực hiện để tắt cảnh báo thư mới:
- Trước tiên, bạn phải mở hoặc chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của mình.
- Giả sử cửa sổ Outlook hiện đang ở trên màn hình PC của bạn, bạn phải nhấp vào menu Tệp.
- Từ danh sách được trình bày, nhấp vào Tùy chọn.
- Trên màn hình Tùy chọn, bạn phải kiểm tra danh sách trong ngăn bên trái, sau đó bấm vào Thư.
Bạn sẽ được chuyển hướng đến tab Thư bây giờ.
- Bây giờ, bạn phải tìm phần Tin nhắn đến (cuộn xuống nếu phải).
- Khi bạn thấy thông số Display a Desktop Alert, bạn phải nhấp vào hộp kiểm của nó để tắt nó.
- Bây giờ, bạn phải nhấp vào nút OK để xác nhận mọi thứ và quay lại màn hình chính của Outlook.
Nếu bạn đã làm đúng mọi thứ, Outlook sẽ ghi chú cấu hình mới và ngừng cảnh báo cho bạn về các email mới.
- Cách tắt cảnh báo cho một tài khoản email cụ thể; cách bật cảnh báo cho tất cả trừ một tài khoản email:
Nếu bạn muốn Outlook ngừng cảnh báo cho bạn về các email mới trong một tài khoản email cụ thể (chẳng hạn như email riêng tư của bạn), thì quy trình ở đây là dành cho bạn.
Làm theo các hướng dẫn sau để định cấu hình Outlook ngừng hiển thị thông báo cho một tài khoản email cụ thể (trong khi cho phép thông báo cho các tài khoản khác):
- Trước tiên, bạn phải chạy hoặc mở ứng dụng Outlook trên PC của mình.
- Khi cửa sổ Outlook xuất hiện trên màn hình của bạn, bạn phải nhìn vào góc trên cùng bên trái của nó, sau đó nhấp vào Tệp.
- Từ danh sách hiển thị, bạn phải nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
- Bây giờ, bạn phải nhấp vào Quy tắc mới.
Outlook sẽ hiển thị cửa sổ Rule Wizard.
- Tại đây, bạn phải nhấp vào Áp dụng quy tắc trên các thư tôi đã nhận được (một trong các mẫu).
- Bây giờ, bạn phải chuyển sang Điều kiện. Nhấp vào Tiếp theo.
Outlook sẽ đưa ra một lời nhắc khác ngay bây giờ.
- Nhấp vào nút Có một lần nữa để tiếp tục công việc.
- Bây giờ, trong danh sách Hành động, bạn phải nhấp vào Hiển thị cảnh báo trên màn hình.
- Nhấp vào Tiếp theo.
- Bây giờ, bạn phải chọn hoặc chỉ định ngoại lệ. Chọn Ngoại trừ thông qua tài khoản được chỉ định.
- Tại đây, bạn phải đánh dấu vào cuối hộp và nhấp vào liên kết Được chỉ định ở đó.
- Và cuối cùng, bạn phải nhấn vào Hoàn tất để khẳng định mọi thứ và kích hoạt quy tắc mới vừa tạo.
- Cách bật cảnh báo chỉ cho một số tài khoản email nhất định:
Nếu bạn muốn Outlook gửi thông báo cho các tài khoản email nhất định - những tài khoản bạn cho là quan trọng nhất - thì bạn có thể định cấu hình ứng dụng email để thực hiện chính xác điều đó. Nếu bạn chỉ muốn xem thông báo cho hai hoặc nhiều tài khoản, thì quy trình này dành cho bạn.
Thực hiện qua các bước sau để hướng dẫn Outlook chỉ hiển thị thông báo cho các tài khoản cụ thể:
- Trước tiên, bạn phải chạy hoặc khởi chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của mình.
- Khi cửa sổ chương trình Outlook xuất hiện, bạn phải kiểm tra góc trên cùng bên trái của nó, sau đó nhấp vào Tệp.
- Bây giờ, từ menu xuất hiện, bạn phải nhấp vào Quy tắc mới.
Outlook sẽ kích hoạt cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc.
- Nhấp vào quy tắc Áp dụng cho các thư tôi nhận được mẫu để tiếp tục.
- Bây giờ, giả sử bạn đang ở phần Điều kiện, bạn phải chọn thông số Thông qua tài khoản được chỉ định.
- Ở đây, ở cuối hộp, bạn phải nhấp vào liên kết Được chỉ định.
- Bây giờ, bạn phải chọn tài khoản mà bạn muốn xem cảnh báo.
- Nhấp vào Tiếp theo.
- Bây giờ, bạn phải chọn hành động Hiển thị cảnh báo trên màn hình.
- Và cuối cùng, để xác nhận mọi thứ và kích hoạt quy tắc bạn đã tạo, bạn phải nhấp vào Kết thúc.
Nếu bạn đã làm mọi thứ một cách chính xác, thì bạn sẽ chỉ nhận được thông báo cho các tài khoản email bạn đã chỉ định (và không có gì khác).
- Cách nhận thông báo Outlook chỉ cho các email quan trọng; cách nhận thông báo qua email khi có sự tham gia của một người gửi cụ thể:
Ở đây, chúng tôi dự định chỉ cho bạn cách bạn có thể đánh dấu email từ một người gửi cụ thể là quan trọng và định cấu hình Outlook để chỉ hiển thị cảnh báo cho các thư từ người gửi này. Thiết lập được đề xuất rất hữu ích nếu bạn không muốn làm phiền bản thân với các email từ những người gửi hoặc hộp thư khác.
Làm theo các hướng dẫn sau để buộc Outlook chỉ cảnh báo bạn khi có thư đến từ một người gửi cụ thể:
- Trước tiên, bạn phải kích hoạt hoặc mở ứng dụng Outlook trên máy tính của mình.
- Khi cửa sổ Outlook xuất hiện, bạn phải điều hướng đến góc trên cùng bên trái của nó, sau đó nhấp vào Tệp.
- Từ menu gần góc trái của cửa sổ, bạn phải nhấp vào Tùy chọn.
- Giả sử bây giờ bạn đang ở trên màn hình Tùy chọn Outlook, bạn phải kiểm tra danh sách gần ngăn bên trái và sau đó bấm vào Thư.
- Bây giờ, bạn phải tìm phần Tin nhắn đến. Ở đó, bạn phải bỏ chọn tất cả các tham số (nhấp vào hộp kiểm của chúng - nếu cần).
- Nhấp vào nút OK (gần cuối cửa sổ).
Bây giờ, bạn phải chuyển sang tạo quy tắc cho các email quan trọng từ một người gửi cụ thể. Tiếp tục với các hướng dẫn sau:
- Giả sử bạn đang ở trên cửa sổ ứng dụng Outlook, bạn phải nhấp vào Quy tắc (gần đầu màn hình của bạn).
- Từ danh sách xuất hiện, bạn phải nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
Outlook sẽ hiển thị hộp thoại hoặc cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo ngay bây giờ.
- Giả sử bạn đang ở trên tab Quy tắc email (theo mặc định), bạn phải nhấp vào nút Quy tắc mới.
Hộp thoại Rules Wizard sẽ được hiển thị ngay bây giờ.
- Nhấp vào hộp Phát âm thanh khi tôi nhận được tin nhắn từ ai đó - nếu bạn muốn tính năng này. Chọn một hộp mẫu.
- Bây giờ, bạn phải nhấp vào liên kết ‘mọi người hoặc nhóm công khai’. Tại đây, bạn phải chọn người gửi có email bạn muốn đánh dấu là quan trọng.
- Nhấp vào 'phát âm thanh'. Ở đây, bạn phải chọn âm thanh bạn thích hoặc cần.
- Và cuối cùng, bạn phải nhấp vào nút Hoàn tất.
Nếu bạn được quay lại hộp thoại hoặc cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo, bạn phải nhấp vào nút OK ở đó (để lưu quy tắc bạn vừa tạo).
Bây giờ, nếu bạn đã làm theo đúng các bước ở trên, thì bạn sẽ chỉ nhận được cảnh báo cho các tin nhắn từ người gửi được đánh dấu và âm thanh được chỉ định sẽ được phát.
- Cách chỉ nhận thông báo cho các tin nhắn quan trọng; cách nhận thông báo qua email chỉ khi một chủ đề cụ thể có liên quan:
Nếu bạn muốn Outlook hiển thị thông báo cho các email quan trọng dựa trên một chủ đề cụ thể, thì bạn có thể định cấu hình ứng dụng email để thực hiện chính xác điều đó. Ở đây, chúng tôi dự định chỉ cho bạn cách đánh dấu một số email nhất định là quan trọng dựa trên một chủ đề đã biết và cũng buộc Outlook phải lưu ý mọi thứ.
Làm theo các hướng dẫn sau để buộc Outlook hiển thị cảnh báo cho các email mới dựa trên một chủ đề cụ thể:
- Trước tiên, bạn phải khởi động hoặc chạy ứng dụng Outlook trên máy tính của mình.
- Khi cửa sổ Outlook xuất hiện, bạn phải nhìn vào góc trên cùng bên trái của nó, sau đó nhấp vào Tệp.
- Kiểm tra menu gần góc trái của cửa sổ, sau đó nhấp vào Tùy chọn.
- Khi màn hình Tùy chọn Outlook xuất hiện, bạn phải kiểm tra danh sách gần ngăn bên trái, sau đó bấm vào Thư.
- Bây giờ, bạn phải tìm phần Tin nhắn đến. Ở đó, bạn phải bỏ chọn tất cả các tham số (nhấp vào hộp kiểm của chúng - nếu bạn cần bỏ dấu).
- Nhấp vào nút OK (ở cuối cửa sổ).
Tại thời điểm này, bạn phải chuyển sang tạo một quy tắc mới xác định một số email nhất định - dựa trên chủ đề - là các thư quan trọng mà thông báo phải được hiển thị. Tiếp tục với các bước sau:
- Tại đây, giả sử bạn quay lại màn hình chính của Outlook, bạn phải nhấp vào Quy tắc (một tùy chọn gần đầu màn hình của bạn).
- Từ danh sách xuất hiện, bạn phải nhấp vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
Hộp thoại hoặc cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo sẽ được hiển thị ngay bây giờ.
- Trong tab Quy tắc email, bạn phải nhấp vào nút Quy tắc mới.
Outlook sẽ hiển thị hộp thoại hoặc cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc ngay bây giờ.
- Trong Bắt đầu từ quy tắc trống, bạn phải nhấp vào Áp dụng quy tắc trên các thư tôi nhận được.
- Bây giờ, bạn phải nhấp vào nút Tiếp theo.
- Giả sử bây giờ bạn đang ở trên hộp thoại hoặc cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc thứ hai, bạn phải thực hiện điều này:
- Nhấp vào hộp Với các từ cụ thể trong chủ đề (để chọn tham số này).
- Bấm vào hộp cho Các từ cụ thể (để chọn tham số này).
- Bây giờ, bạn phải điền vào hộp thoại Văn bản Tìm kiếm với các từ hoặc cụm từ cụ thể cho chủ đề email.
- Nhấp vào nút Thêm và sau đó nhấp vào nút OK để xác nhận mọi thứ.
- Bấm vào nút Tiếp theo.
Ở đây, giả sử bạn đang ở trên cửa sổ hoặc hộp thoại Rules Wizard thứ ba, bạn phải nhấp vào hộp Phát âm thanh (để chọn tham số này).
- Trong Bước 2, bạn phải nhấp vào liên kết âm thanh.
- Và cuối cùng, bạn phải nhấp vào nút Hoàn tất để làm tròn mọi thứ và lưu công việc của bạn.
Nếu bạn được đưa trở lại hộp thoại hoặc cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo, bạn phải nhấp vào nút OK.
Chà, nếu bạn thực hiện đúng các tác vụ ở trên, thì Outlook sẽ chỉ hiển thị cảnh báo và phát âm thanh cho các email mới có chứa các từ hoặc cụm từ được chỉ định trong chủ đề của chúng.
- Cách chỉnh sửa quy tắc trong Outlook:
Bạn có thể nhận thấy rằng trong các thao tác ở trên, chúng tôi đã sử dụng chức năng Quy tắc trong Outlook để định cấu hình ứng dụng thư khách hoạt động theo một cách nhất định. Thông qua các quy tắc, bạn có thể hướng dẫn Outlook chỉ thông báo cho bạn về một số thư nhất định cho một tài khoản email cụ thể, hiển thị thông báo cho một số loại thư nhất định, v.v.
Ở đây, chúng tôi dự định chỉ cho bạn cách sửa đổi các quy tắc, xóa chúng hoặc thậm chí tắt chúng tạm thời.
Ví dụ: nếu bạn muốn buộc Outlook hiển thị hộp thoại Cảnh báo thư mới thay cho hộp thoại Cảnh báo trên màn hình, thì bạn phải thực hiện việc này:
- Trước tiên, bạn phải khởi động hoặc chạy Outlook trên máy tính của mình.
- Khi cửa sổ Outlook xuất hiện, bạn phải đi tới đầu cửa sổ, sau đó nhấp vào Trang chủ (một trong các tab).
- Xung quanh phần Di chuyển, bạn phải kiểm tra và nhấp vào Quy tắc.
- Từ danh sách xuất hiện, bạn phải chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
Outlook sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo ngay bây giờ.
- Giả sử bạn đang ở trên tab Quy tắc email, bạn phải nhấp vào Thay đổi Quy tắc (để xem danh sách các tùy chọn có sẵn).
- Nhấp vào Chỉnh sửa Cài đặt Quy tắc.
Tại thời điểm này, màn hình đầu tiên của hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc sẽ hiển thị danh sách các điều kiện có thể được sử dụng để xác định quy tắc cho các thư email đến. Trong các quy trình trước đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn thực hiện một số lựa chọn nhất định. Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi đối với các điều kiện cho quy tắc mà bạn đang thực hiện, thì bạn phải làm như vậy ngay bây giờ. Ngược lại - nếu bạn không có ý định thay đổi - bạn phải nhấp vào Tiếp theo.
Tương tự, bạn có thể thực hiện các thay đổi trên màn hình liệt kê các điều kiện có thể được sử dụng để xác định quy tắc cho các thư đến. Ví dụ, bạn phải nhấp vào Hiển thị cảnh báo trên màn hình để chọn hộp cho thông số này và sau đó nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục mọi thứ.
Nếu bạn muốn Outlook hiển thị các cảnh báo có nhiều khả năng thu hút sự chú ý của bạn hơn, thì bạn phải cuộn xuống danh sách các hành động và sau đó nhấp vào hộp Hiển thị một thông báo cụ thể trong cửa sổ Cảnh báo Mục Mới (để chọn tham số này) .
Và nếu bạn muốn tùy chỉnh thông báo xuất hiện trong hộp thoại hoặc cửa sổ Cảnh báo Thư Mới, thì bạn phải nhấp vào liên kết thông báo cụ thể, thường nằm dưới hộp cho Bước 2. Hộp thoại hoặc cửa sổ Thông báo Cảnh báo sẽ được đưa đến. đến bây giờ. Bây giờ, bạn phải điền vào hộp văn bản trong Chỉ định một thông báo cảnh báo và sau đó nhấp vào nút OK để lưu công việc của bạn.
Nếu bạn muốn giới thiệu các ngoại lệ mới hoặc loại bỏ các ngoại lệ đã tồn tại, thì bạn phải nhấp vào Tiếp theo. Bằng cách này, bạn có thể truy cập danh sách các trường hợp ngoại lệ và thực hiện các thay đổi bạn cần.
Ví dụ: nếu bạn muốn thay đổi tên của một quy tắc hoặc thay đổi các tùy chọn khác xuất hiện trên màn hình cuối cùng của hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc, thì bạn phải nhấp vào Tiếp theo (một lần nữa trên màn hình Ngoại lệ). Nếu đó là thay đổi duy nhất bạn định thực hiện, bây giờ bạn có thể nhấp vào nút Hoàn tất (trên màn hình Tác vụ) để xác nhận và lưu các thay đổi bạn đã thực hiện.
Khi kết thúc tác vụ, hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc sẽ tự động bị loại bỏ. Bạn có thể được quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo. Tại đó, bạn có thể nhấp vào OK để đóng cửa sổ. Nếu bạn muốn chạy quy tắc bạn vừa làm ngay lập tức, thì bạn phải nhấp vào Chạy Quy tắc Ngay (tùy chọn ở đầu tab Quy tắc Email).
Ở đây, giả sử bạn đang ở trên hộp thoại Chạy quy tắc ngay bây giờ, bạn có thể nhấp vào tham số Chọn quy tắc (để chọn quy tắc), nhấp vào hộp kiểm cho quy tắc bạn muốn chạy ngay bây giờ, sau đó nhấp vào Chạy ngay. Ứng dụng Outlook bây giờ được cho là hoạt động để chạy quy tắc.
Tuy nhiên, hộp thoại hoặc cửa sổ Run Rules Now sẽ không tự động biến mất. Bạn sẽ phải nhấp vào Đóng để loại bỏ nó. Tương tự, bạn phải nhấp vào OK để loại bỏ hộp thoại hoặc cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo. Sau này cũng không có khả năng tự động biến mất.
Chà, nếu bạn đã làm đúng mọi thứ, thì hộp thoại hoặc cửa sổ Cảnh báo Thư Mới bây giờ sẽ bắt đầu hiển thị thông báo tùy chỉnh của bạn ở trên cùng.
TIỀN BOA:
Vì bạn đến đây để tìm hiểu cách thực thi kiểm soát chặt chẽ các cảnh báo cho các email mới trong Outlook - có nghĩa là bạn không muốn các thông báo không cần thiết làm mình phân tâm - chúng tôi có thể an toàn giả định rằng năng suất cao trong danh sách ưu tiên của bạn. Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạn nên tải Auslogics BoostSpeed.
Với chương trình được đề xuất, bạn có thể khám phá và sử dụng các chức năng cấp cao nhất để chẩn đoán các vấn đề ảnh hưởng đến hệ thống của bạn, chạy nhiều lần tối ưu hóa và sửa chữa, đồng thời buộc thực hiện các thay đổi hữu ích để cải thiện hiệu suất máy tính của bạn.
